De werkplek, de laatste tijd een veelbesproken onderwerp door de grote afwisseling hierin. Waar we eerst allemaal een eigen bureau op een vaste plek op het kantoor hadden, hebben we tegenwoordig een flexwerkplek of thuiswerkplek. Een goede werkplek is belangrijk, het verhoogt de productiviteit en verlaagt het ziekteverzuim. Door de grote afwisseling van werkplek is controle hiervan steeds lastiger geworden, maar als werkgever heb je nog steeds een zorgplicht richting de medewerkers en ben je verantwoordelijk voor een goede werkplek. Ben je hier als werkgever nalatig in, dan heb je kans op een boete of nog erger, dan kunnen schadeclaims op de werkgever verhaald worden. Dit wil je daarom ten alle tijden voorkomen. In dit blog laten we zien hoe je weer controle krijgt op deze veranderde situatie.
 
Werken medewerkers vooral achter hun laptop?
Op het kantoor kan je een medewerker makkelijk aanspreken wanneer je een niet juiste werkhouding aanneemt. Vaste bureaus op het kantoor zijn vaak al voorzien van een los toetsenbord, muis en een beeldscherm. Als medewerkers thuis of on-remote werken dan kan dit eenvoudig door het gebruik van laptops. Maar werken medewerkers langer dan twee uur achter hun laptop, dan is het wettelijk verplicht om met een losse muis en toetsenbord te werken. Een laptop staat vaak op het bureau of keukentafel en deze kan vaak niet op ooghoogte geplaatst worden, wat op langer termijn nek en schouder klachten oplevert, waar je als werkgever verantwoordelijk voor kan worden gehouden. 

Wil je ook weer inzichtelijk hebben hoe medewerkers (thuis)werken?
De eerste stap naar een gezondere werkplek is daarom het onderzoeken hoe medewerkers aan het werk zijn. Dit kan eenvoudig door middel van een inventarisatielijst te maken voor de medewerkers. Stuur deze lijst naar de medewerkers toe en laat ze aanvinken wat voor hen van toepassing is. Om een compleet beeld te krijgen kan je medewerkers vragen om een foto van de werkplek toe te voegen. Dit zorgt dat je een concreet beeld krijgt van hoe medewerkers on-remote of thuiswerken. Vraag medewerkers om toestemming om dit in een dossier te bewaren. Tip: hang een deadline aan de inleverdatum en ga na of je van elke medewerker de checklist retour hebt gekregen. Wil je tijd besparen? Laat je verrassen door onze eenvoudige checklist ‘’thuiswerkplek’’. Je krijgt hiermee inzicht hoe de werkruimte, werkindeling en de werkplek van de medewerkers eruit ziet. Je hoeft deze alleen maar door te sturen naar de medewerkers en retour te ontvangen.
 
Maak een plan die bij jouw organisatie past
Door onderzocht te hebben hoe medewerkers on-remote of thuiswerken heb je inzichtelijk gemaakt welke medewerkers extra aandacht nodig hebben ten behoeve van hun werkplek. Je kan nu eenvoudig de medewerkers onderverdelen in groepen van hoge en minder hoge urgentie. Heb je een groter budget en krijgt elke medewerker bijvoorbeeld een persoonlijk budget, dan kan je de medewerker adviseren waaraan dit uitgegeven dient te worden. Heb je een kleiner budget dan kan je eenvoudig kosten besparen door alleen hardware aan te schaffen voor medewerkers die dit ook daadwerkelijk nodig hebben. Kijk welke vervolgstappen jij kan nemen naar aanleiding van de checklist.
Als HR professional heb je het beste voor met de medewerkers, helaas heeft niet elk bedrijf budget voor een ergonomische werkplek of ziet de urgentie hiervan niet in. Door te werken met de inventarisatielijst krijg je de controle weer terug en heb je een goede onderhandelingspositie met de directie om wel actie te ondernemen. Dit maakt de kans groter dat er wel actie ondernomen wordt en bespaar je een hoop tijd.